DSGVO-Software oder externer Datenschutzbeauftragter? Entscheidungshilfe für KMU

Die häufigste Frage, die uns DACH-Unternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitenden stellen, ist keine Fragen über Funktionen — sondern diese: Brauche ich überhaupt Software, oder sollte ich einfach einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Die ehrliche Antwort: In vielen Fällen brauchen Sie beides — aber in einer anderen Reihenfolge, als die meisten denken.

Wann Sie gesetzlich einen DSB bestellen müssen (Art. 37 DSGVO)

Die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten greift in drei Fällen:

1. Sie sind eine Behörde oder öffentliche Stelle — unabhängig von der Unternehmensgröße.

2. Ihre Kerntätigkeit erfordert umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen (z.B. Tracking-Dienste, Adtech, umfangreiche Profilerstellung).

3. Ihre Kerntätigkeit umfasst die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten, biometrische Daten, politische Meinungen, Religionszugehörigkeit usw.) oder von Daten über strafrechtliche Verurteilungen.

Das BDSG ergänzt: In Deutschland gilt zusätzlich die Pflicht, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 Abs. 1 BDSG).

Wenn keiner dieser Fälle zutrifft, sind Sie nicht verpflichtet, einen DSB zu bestellen — auch nicht bei 200 Mitarbeitenden.

Was ein externer DSB kostet

Ein qualifizierter externer Datenschutzbeauftragter kostet in Deutschland typischerweise:

| Unternehmensgröße | Kostenrahmen/Monat | |---|---| | 10–50 Mitarbeitende | 200–500 € | | 50–200 Mitarbeitende | 400–1.200 € | | 200–500 Mitarbeitende | 800–2.500 € |

Hinzu kommen Einrichtungskosten (typisch 1.000–3.000 €) und Kosten für Reaktionen auf Datenschutzvorfälle außerhalb des Grundpakets.

Was DSGVO-Software kostet und leistet

DSGVO-Compliance-Software deckt die operativen Kern-Workflows ab, die ein DSB begleitet, aber nicht ersetzt:

• Verarbeitungsverzeichnis (VVT) nach Art. 30
• Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35
• Verwaltung von Betroffenenanfragen (Auskunft, Löschung, Berichtigung) mit 30-Tage-Fristtracking
• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und Lieferantenübersicht
• Meldung von Datenschutzverletzungen nach Art. 33 (72-Stunden-Frist)
• Schulungsunterlagen für Mitarbeitende

EuroComply Pro (149 €/Monat) deckt alle diese Workflows ab. Das entspricht einem monatlichen Einsparungspotenzial von 250–1.050 €/Monat gegenüber einem externen DSB — wenn Sie nicht verpflichtet sind, einen zu bestellen.

Die Entscheidungsmatrix

| Situation | Empfehlung | |---|---| | DSB-Pflicht nach Art. 37 / § 38 BDSG | DSB bestellen + Software für operative Dokumentation | | Keine Pflicht, aber komplexe Verarbeitung (z.B. Gesundheitsdaten) | DSB oder zertifizierter Berater + Software | | Keine Pflicht, Standard-B2B-Verarbeitung | DSGVO-Software ausreichend | | Keine Pflicht, einfache Datenlage (<20 automatisierte Verarbeiter) | DSGVO-Software ausreichend | | Datenschutzverletzung oder Aufsichtsbehördenanfrage | Rechtliche Beratung hinzuziehen — unabhängig von Software/DSB |

Fazit

Wenn Sie unter keiner Bestellungspflicht stehen und Ihre Datenlage keine umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien umfasst, ist DSGVO-Software die wirtschaftlichere und oft auch die wirksamere Wahl — weil sie den Compliance-Prozess für Ihr Team skaliert, statt ihn an eine Person zu delegieren.

Wenn Sie bestellungspflichtig sind: Software und DSB schließen sich nicht aus. Ein guter DSB wird die Software schätzen, weil sie ihm die operative Arbeit abnimmt und ein strukturiertes Verarbeitungsverzeichnis liefert.

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Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechtsberatung. Für konkrete Compliance-Fragen wenden Sie sich an einen qualifizierten Datenschutzberater oder Rechtsanwalt.